Universitatea Româno-American?Programarea sistemelor informaticeProiectarea unui sistem informatic pentru managementul activit??ii într-o firma de închirieri/vânz?ri de autovehiculeCoordonatori:Prof. univ. dr. Cornelia BotezatuLector univ. dr.

Ionel IacobStudentTeodorescu BeniaminCapitolul 1. STUDIUL ?I ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT1.1. Prezentarea succinta a unit??ii economico-sociale1.2. Activit??ile desf??urate în unitatea economic?( caracteristicile generale ale sistemului economic din unitate )1.

3. Studiul sistemului de conducere1.4. Studiul sistemului condus1.

5. Studiul sistemului informational1.5.1 Schema fluxului informa?ional aferent temei.1.5.2 Aria de cuprindere (locul ) circuitului informa?ional în cadrul sistemului informa?ional general al unit??ii.

1.5.3 Documente utilizate1.

5.4 Proceduri utilizate1.5.5 Analiza sistemului actual ?i identificarea neajunsurilor ( punctelor critice) existente în func?ionarea sistemului existent.1.5.6 Direc?ii de perfec?ionare a sistemului actual.

Capitolul 2 PROIECATAREA DE ANSAMBLU A SISTEMULUI INFORMATIC.2.1. Definirea obiectivelor ?i oportunit??ilor sistemului/ aplica?iei informatice.2.2. Locul aplica?iei informatice în sistem.

2.3. Definirea situa?iilor ( rapoartelor) finale .2.4. Definirea sistemului de codificare.2.

5. Modelarea datelor ?i modelarea prelucr?rilor ( modelul conceptual, logic si fizic).2.6. Diagrama Entitate-Asociere.2.7. Stabilirea colec?iilor de date.

2.8. Alegerea tehnologiilor de prelucrare ( stabilirea platformei hardware, software ?i de comunica?ii).2.9. Estimarea necesarului de resurse ?i a calendarului de realizare.Capitolul 11.1.

Prezentarea succint? a utilit??ii economico-sociale: Denumirea societ??ii : Partner rent S.R.L.Adresa sediului înregistrat : Strada 2 Mai,  nr. 44C, Cod Postal 076300, Loc.

Odaile, Jud. IlfovTelefon : 0765698652  | e-mail : [email protected] juridica : Societatea “Partner rent S.R.L.

” este o persoan? juridica roman? cu raspundere limitata.Inregistrare: Inregistrat? la Registrul Comer?ului J23/2647/2017Cod unic de înregistrare / cod fiscal : 35202340Cod IBAN EURO : RO55BREL00020158850201 | Deschis la : sucursala Libra Bank1.2. Activit??ile desf??urate în unitatea economicaConform certificatului de înregistrare a firmei Partner rent S.

R.L.,  domeniul  central de activitate care apar?ine societ??ii este :• Închirierea de autovehicule, cod CAEN 7711Partner rent S.R.

L.  ofer? servicii de închiriere de autoturisme si autovehicule rutiere u?oare de tipul : SUV,Sedan,Break,Microbuz 8+1.• Vânzare de autovehicule, cod CAEN 4511Partner rent S.

R.L. se ocupa de asemenea ?i cu vânzarea de autoturisme ?i autovehicule rutiere u?oare de tipul : SUV,Sedan,Break,Microbuz 8+1.

Furnizorii :Furnizorii de autovehicule de la care se achizi?ioneaz? autovehicule pentru Partner rent S.R.L.

sunt persoane fizice.Beneficiarii :Societatea “Partner rent S.R.L. ” de-a lungul anilor de activitate ?i-a creat un portofoliu de clien?i cu care colaboreaz? ?i pe care cu oferte avantajoase ?i servicii de calitate îi men?ine ?i ii determin? pe ace?tia s? fie clien?i fideli.

Concuren?a : Concuren?a pe pia?a de autovehicule este foarte mare dar societatea se deosebe?te de acestea ?i r?mane în top cu serviciile de calitate oferite ?i cu autovehiculele de ultima genera?ie pe care le de?ine.1.3.

Studiul sistemului de conducerePersonalul de conducere este angajat în cadrul “Partner rent S.R.L.” de catre Directorul General, acesta verific? constant necesarul de for?? de munc? ?i este format din 3 angaja?i, inclunzând directorul general.Organigram? : Componentele sistemului de conducere 😮 Director Generalo Manager Agen?io Manager ContabilDirector General :Directorul general are ca activitate : – Supravegherea ?i  verificarea unor opera?ii effectuate de catre manageri- avizeaza ?i semneaza toate contractele care vin de la departamentul agentilor- verific? permanent necesarul de for?? de munc? ?i daca este necesar va angaja personal.- are responsabilitatea de a supraveghea pia?a de autovehicule pentru a maximiza parcul auto a societa?ii cu ceea ce se dore?te pe pia?a. Manager Agen?i : Managerul agen?ilor are ca activitate : – Supravegherea ?i verificarea oper?tiilor effectuate de c?tre agen?i, – de asemenea ?i supravegherea parcului auto cu privire la ce autovvehicule sint disponibile sau daca este vre-un autovehicul avariat.

– analizeaz? ?i avizeaz? ofertele întocmite de departamentul de contabilitate.- are ca responsabilitate administrarea contractelor effectuate de agen?i cu privier la închirierea si vânzarea de autovehicule, optimizarea conditiilor ce închiriere/vânzare cu privire la autovehicule, s? fie in stare optim? de func?ionare.Manager Contabil : Managerul contabililor are ca activitate – supravegherea opera?iilor desf??urate de c?tre contabili. tot acesta întocme?te ?i oferta si intocmirea de contracte pentru închiriere/vânzari- are responsabilitatea de a men?ine eviden?a tuturor documentelor din firma si de a men?ine firma in conformitate cu toate prevederile legale care apar.1.4. Studiul sistemului condusPersonalul din cadrul “partner rent S.R.

L.” este angajat de c?tre Directorul General care verific? in permannt? necesarul de for?? de munc?, Sistemul condus este format din 2 angaja?iComponentele sistemului condus: • Agen?i• ContabiliAgen?ii: au ca activitate contactul direct cu clien?ii.Contabilul : are ca activitate  înregistrarea tuturor documentelor.1.5. Studiul sistemului informational.1.5.

1. Schema fluxului informational afferent temei.Fluxul documentelor pentru Inchirieri : Rezervare,Contract Inchiriere, Factura Rezervarea : • Este un document justificativ completat de client/agent ?i reprezint? solicitarea clientului pentru produsul care dore?te s? îl închirieze clientul.• Contractul de închiriere este un document eliberat de societate în care sunt trecu?i termenii ?i condi?iile de închiriere precum ?i specifica?ii legate de autovehicul. Acesta este semnat atât de conducere cât ?i de client• Factura este un document emis de societate c?tre client , factura con?ine serviciile prestate clientului , factura contine date fiscale de identificare ale clientului cât si ale furnizorului, mai contine cotaTVA si pretul.

   1. Analiza rezervare. Agentul analizeaz? rezervarea solicitat? de client2. Inregistrare în eviden??. Rezervarea ajunge la departamentul contabil unde este înregistrata în registru3. Intocmire ofert?. Departamentul de contabilitate creaz? o ofert? pentru client 4. Analiz? ?i avizare.

Departamentul de Agen?i analizeaz? oferta ?i o avizeaz?5. Analiz? ?i acceptare.Clientul primeste oferta de la agent pe care o analizeaz? ?i o accept?6. Intocmire contract.În urma ofertei acceptat? de client Departamentul de Contabilitate emite un contract de închiriere.7. Analiz? ?i avizare. Departamentul de Agen?i analizeaz? ?i avizeaz? contractul8.

Avizare ?i semnare.Directorul general semneaz? contractual9. Avizare ?i semnare.

Clientul semneaz? contractul10. Inregistrare în eviden??. Departamentul de contabilitate înregistreaz? în registru contractul11.

Intocmire factur?. Departamentul de contabilitate emite o factur? pe care o trimite directorului general spre avizare ?i semnare12. Avizare ?i semnare.Directorul general avizeaz? ?i semneaz? factura.13. Achitare. Clientul achit? factura.14.

Inregistrare in evident?.Factura este îngeristrat? în registru.Fluxul documentelor pentru Vânz?ri : Comand?,Contract Vânz?ri, Factur? Urmeaz? acelea?i etape ca fluxul pentru închiriere.Comand? : • Este un document justificativ completat de client/agent ?i reprezint? solicitarea clientului pentru produsul care doreste sa îl achizitioneze clientul.• Contractul de vânzare  reprezint? un document în baz? c?ruia agentul transfera ?i garanteaz? clientului dreptul de proprietate asupra autovehicolului, clientul obliganduse în schimb a pl??i agentului pre?ul autovehiculului• Factura este un document emis de societate c?tre client , factura con?ine produsul vandut clientului , factura contine date fiscale de identificare ale clientului cât si ale furnizorului, mai contine cotaTVA si pretul.

 1. Analiza comanda. Agentul analizeaz? comanda solicitat? de client2. Inregistrare în eviden??. Comanda ajunge la departamentul contabil unde este înregistrata în registru3. Intocmire ofert?. Departamentul de contabilitate creaz? o ofert? pentru client 4.

Analiz? ?i avizare. Departamentul de Agen?i analizeaz? oferta ?i o avizeaz?5. Analiz? ?i acceptare.Clientul primeste oferta de la agent pe care o analizeaz? ?i o accept?6. Intocmire contract.

În urma ofertei acceptat? de client Departamentul de Contabilitate emite un contract de vanzare.7. Analiz? ?i avizare. Departamentul de Agen?i analizeaz? ?i avizeaz? contractul8. Avizare ?i semnare.Directorul general semneaz? contractual9. Avizare ?i semnare. Clientul semneaz? contractul10.

Inregistrare în eviden??. Departamentul de contabilitate înregistreaz? în registru contractul11. Intocmire factur?.

Departamentul de contabilitate emite o factur? pe care o trimite directorului general spre avizare ?i semnare12. Avizare ?i semnare.Directorul general avizeaz? ?i semneaz? factura.

13. Achitare. Clientul achit? factura.14.

Inregistrare in evident?.Factura este îngeristrat? în registru.1.

5.3. Documente utilizate.Contractul de închiriere – document întocmit în 2 exemplare  unul r?mâne la chiria? iar celalalt va fi înregistrat în eviden??, reprezint? un document pe baza c?ruia clientul ia la cuno?tin?? termenii închirierii autovehiculului Contract de vanzare-cumparare – document intocmit in 2 exemplare unul ramane la furnizor iar celalalt la client.

Este completat atât de client cât ?i de furnizor, reprezint? un document în baz? c?ruia agentul transfera ?i garanteaz? clientului dreptul de proprietate asupra autovehicolului, clientul obliganduse în schimb a pl?ti agentului pre?ul autovehiculului.Factura – document întocmit în 2 exemplare unul va ramâne la emi??tor iar cealalt? la client. Rezervare – document intocmit de client/agent ?i predat societ??ii, prin intermediul c?ruia societatea ia la cunostint? de solicitarea clientului Comanda – document întocmit de client/agent ?i predat societ??ii,prin intermediul acestui document clientul anun?? societatea c? dore?te s? achizi?ioneze un autovehicul anume din parcul auto1.5.4. Proceduri utilizate1. O rezervare se poate efectua contactând un agent, acesta va oferi informa?iile necesare ?i resursele necesare pentru a completa documentul de rezervare dup? care agentul va duce documentul la contabilitate2. Dup? ce departamentul de contabilitate a primit rezervarea, ace?tia vor emite o ofert? pentru închiriere pe care agentul o va trimite clientului, dup? ce acesta accept? ofert? se va emite un contract de închiriere, acest contract va fi semnat ?i de c?tre directorul general dup? care va fi dat clientului pentru semnare dup? ce clientul semneaz? contractul o copie va fi trimis? la departamentul de contabilitate pentru a fi pus? în registru iar cealalt? va r?mane clientului3.

La returnarea autovehiculului de c?tre client se emite o factur? pentru serviciile prestate de c?tre societate clientului, se emit 2 copii ale facturii, una este înregistrat? in registru iar cealalt? este dat? clientului. 4. Comanda se realizeaz? la fel ca o rezervare, contactând un agent, acesta ofer? informa?ii despre autovehicule ?i un document de comand? dup? ce clientul inapoiaza agentului documentu acesta duce la contabilitate comanda.5. Dup? ce departamentul de contabilitate a primit comanda, ace?tia emit o ofert? pe care agentul o trimite clientului, dup? ce clientul acepta oferta, se emite un contract de vânzare, acesta este completat ?i trimis la directorul general pentru semnare dup?  care este dat clientului pentru semnare, o copie a contractului r?mâne la client iar cealalt? va fi înregistrat? în registru.

6. Dup? înregistrarea contractului se emite o factur? pentru bunul vândut clientului de c?tre societate, se emit 2 facturi, una este înregistrat? în registru de facturi iar cealalt? este dat? clientului.  1.5.5. Analiza sistemului actual ?i neajunsurilor (punctelor critice) existente în func?ionarea sistemului acutal.Ca dotare tehnic? sistemul actual are 2 laptopuri, unul este folosit de c?tre directorul general iar cel?lalt este amplasat în biroul de contabilitate, ca sistem de operare ambele  ruleaz? windows 10, sunt conectate la re?eaua de internet a societ??ii. Ambele laptopuri con?in fi?iere word cu documentele folosite în activitatea firmei de asemenea ?i un fi?ier excel cu autovehiculele din parcul auto.

  Pentru a oferi clientului un posibilitatea de a face o comand? sau o rezervare trebuie contacteze telefonic agentul ?i s? îi ofere detaliile necesare pentru a complet? documentul, ori clientul efectiv înmânând agentului documentele completate.    Puncte Critice :- Nu exista un proces automat de a gestiona si arhiva documentele, fapt ce ingreauneaza activitatea din cadrul societatii.- Procesul greoi ca un client s? închirieze/achizitioneze un autovehicul deoarece toate procesele sunt f?cute manual ?i dureaz? foarte mult pân? când clientul prime?te cea ce î?i dore?te- Cantitatea mare de documente aduce riscul de pierdere a unor acte.- Nu exista o eviden?? a clientilor, pentru a se g?si un client trebuie s? se caute în registrele de închiriere.

1.5.6.

Direc?ii de perfec?ionare a sistemului actual.Pentru a imbun?t??i activitatea economica a întregii societ??i este necesar crearea unui program informatic, care sa eficientizeze procedurile. Contactul ini?ial al clientului s? fie cu un program care va prelua automat o rezervare sau o comand? în acest mod se reduce foarte mult timpul petrecut de c?tre client în a?teptarea unu r?spuns.

De asemenmea ofertele s? fie oferite automat de c?tre sistem ?i s? ofere ?i alte variante care se afl? în acela?i pre?. Cu ajutorul datelor stocate în baz? de date se va putea ob?ine rapoarte complexe legate de anumite domenii din societate care ajut? la perfec?ionarea sistemului dar ?i supravegherea anumitor situa?ii. Cu acest sistem cantitatea de munc? si cantitatea de erori de administrare vor scadea foarte mult, in acest mod oferind clientilor un proces in care s? poat? s? aib? incredere.